צ'קליסט לארגון הרצאות והדרכות

יש לכם הרצאה או הדרכה לתת ללקוחות או עמיתים ואתם רוצים להגיע הכי מוכנים שאפשר ולעשות את הרושם המבוקש? יש לנו טיפים שיעזרו לכם במשימה – הפקת הרצאה בלתי נשכחת. מבחירת האולם הנכון דרך קייטרינג איכותי ועד פלטפורמה טכנית לחוויית למידה יוצאת דופן.
אחרי שבחרתם קונספט ונושא, יש לכם מצגת מנצחת, סימולציות שעושות הבדל וכמובן התעניינות מצד לקוחות פוטנציאליים, דף נחיתה לרישום למפגש ואמצעי סליקה לתשלום מראש עבור ההרצאה – הגיע הזמן לצאת לדרך ולארגן את כל הפרטים להוצאת החזון אל הפועל. שיהיה בהצלחה!

הדרך להרצאה מתחילה כאן

הרצאה טובה היא שילוב נכון בין מרצה כריזמטי לנושא מעניין, כאשר כל אחד שמתכנן הרצאה דואג להביא לידי ביטוי את כלל היכולות שלו בניהול ההרצאה ובהעברה ברורה של המסרים. בין אם זה דרך שפת גוף, טון דיבור, פרזנטציה מושכת, הדגמה חיה.
כמובן שחשוב מאוד גם להחליט מראש על התמהיל המדויק ולזקק את המסר – לכמה אנשים תתאים ההרצאה, מי קהל היעד הפוטנציאלי שעשוי להתעניין בהרצאה ואיך ליצור חוויה עוצמתית במיוחד. בין אם מדובר באפקטים נלווים, אינטראקציה ופעילות דינאמית משולבת עם הקהל עצמו.
דעו מראש את כל הצרכים הרלבנטיים, כמו סידור האולם לקראת ההרצאה עם שולחנות או בצורת תיאטרון או פלטפורמה כמו מקרן על מנת להבין מה המקום האולטימטיבי עבורכם להפקת האירוע.

הבסיס לכל הרצאה חווייתית

בחירת אולם להרצאות במרכז היא קריטית ובעלת השפעה רבה על האווירה וההנאה של המוזמנים. חפשו מקום שערוך לכמות המשתתפים וגם ישדר את מה שתרצו לשדר – אלגנטיות, קלאסיקה, תחכום, מודרניות, חדשנות. תמיד טוב לבחור מקום שמשלב גם חלל סגור ממוזג וגם מרחב פתוח לקבלת הפנים המקדימה, מינגלינג ונטוורקינג ויתאים לכם גם לכל מזג אוויר. מקום שמשדר יוקרה ושלווה, כדי להירגע לפני אפקט ה-WOW של ההרצאה עצמה. כדאי לראות פיזית את המקום לפני שמגבשים החלטה וכדאי גם תמונות או וידאו מאירוע דומה, על מנת להבין אם המקום אכן ערוך להרצאות וסדנאות כמו שלכם. בדקו מה מציע האולם מבחינה טכנית – אקוסטיקה טובה, מגוון תרחישי תאורה, חיבור מחשב, אינטרנט אלחוטי וכדומה. התייחסו ללוקיישן גם מהבחינה הגיאוגרפית: מיקום מרכזי קרוב לערוצי תחבורה ראשיים יעלה את הסיכוי להגעה לאירוע.

לפני שלומדים – אוכלים

האוכל אף הוא רכיב להצלחה של כל הרצאה. תמיד כדאי ליצור חוויה קולינרית מיוחדת שתלווה את ההרצאה שלכם. החליטו אם תהיה שיטת הגשת מזון ישירות לשולחנות או קונספט של דוכני מזון בסגנונות שונים. גבשו את התפריט על פי עונות השנה – אוכל חם ומזמין בחורף ואוכל קליל ומרענן יותר בקיץ. חשוב לדאוג גם למנות צמחוניות ומנות לרגישים לגלוטן, מנות לטבעוניים וכמובן נבחרת מרשימה של קינוחים, שישאירו טעם של מתיקות מההרצאה.

מה בין תמהיל ועיצוב?

חשוב להכין מראש את המקום לקראת הרצאה מהבחינה העיצובית. להוסיף מוצרי טקסטיל או אלמנטים חזותיים הנושאים את שם ההרצאה ואת הלוגו ולעצב את המקום בהשראת השפה העיצובית ופלטת הגוונים המזוהה עם החברה על מנת למתג את המקום בדמותכם. ניתן להשאיר על כל כיסא מתנה שימושית למאזינים, כמו למשל, מחברת מעוצבת לכתיבת הערות עם עט ממותג, מעמד דקורטיבי לטלפון הסלולרי, חוברת מודפסת עם תמצית של כל פרק בהרצאה וכדומה. אפשר לדאוג גם לאטרקציות נלוות כמו עמדת מגנטים להפקת מגנט לכל מוזמן עם שם ההרצאה והתאריך ואפילו תמונה אישית עם המרצה למזכרת וחתימה אישית או הקדשה אישית שלו על כל מגנט.